Pénalités RTI
Le terme RTI est l’abréviation de Real-Time Information (information en temps réel), qui vise à améliorer le processus de soumission des informations sur les salaires (Pay As You Earn, PAYE). PAYE est l’information concernant la paie des employés que les employeurs soumettent à HM Revenue & Customs (HMRC). Le système RTI a été conçu dans l’intérêt du HMRC, des employeurs et des employés. Le HMRC impose des pénalités si la législation n’est pas respectée ou si la déclaration n’est pas effectuée à temps ou correctement.
Le HMRC a confirmé, conformément à la législation, que la déclaration RTI est obligatoire pour tous les employeurs qui gèrent la rémunération des employés. Ce régime est obligatoire pour la plupart des employeurs depuis le 5 avril 2013, tandis que quelques grands employeurs l’ont rejoint en avril 2012.
Qu’est-ce que le RTI ?
Sous le régime RTI, les employeurs sont tenus de soumettre des informations à HMRC en temps réel Le nouveau régime ne nécessite plus la soumission de certains anciens formulaires comme le P14, le P35, le P45, le P46 et le P46 (stylo).
Le dépôt des PAYE comprend plusieurs soumissions électroniques que les employeurs peuvent effectuer à différents intervalles. Les employeurs peuvent le faire par le biais d’un logiciel de paie ou d’une société de paie. Si le dépôt nécessite des solutions complexes, les employeurs peuvent sous-traiter la paie à un comptable de paie à Bruxelles ou à un bureau de paie compétitif. Ces déclarations sont les suivantes :
Soumissions obligatoires
Une déclaration de paiement intégral (FPS)
Le FPS est effectué avant ou au moment où un employé est payé. Elle comprend tous les détails concernant les employés, leur salaire et les déductions. Les employeurs sont censés soumettre un FPS avant ou au moment du paiement de leurs employés.
Cependant, si l’employeur a plus d’informations à envoyer après le 5 avril, il peut les envoyer par le biais du FPS avant le 19 avril. Après cela, il peut soumettre les informations sur EYU (Earlier Year Update). Les nouveaux employeurs ont 30 jours pour soumettre leur premier SPF.
Une mise à jour de l’année précédente
Une mise à jour de l’année précédente est effectuée pour corriger toute erreur ou pour apporter des ajustements aux informations soumises précédemment. La soumission des informations sur les salaires par le biais de l’EYU suit la fin de l’année fiscale.
Un résumé des paiements de l’employeur
Un récapitulatif des paiements de l’employeur, EPS, est un processus mensuel visant à mettre en évidence tout changement apporté aux paiements effectués à HMRC pour le SMP, SSP.
Déclarations » rien à déclarer
HMRC attend une déclaration même si aucun paiement n’a été effectué au cours du mois. En cas d’absence de paiement, la soumission doit être effectuée avant le 19 du mois suivant la fin du mois d’imposition.
Formulaires P60 et P11D des employés
Les employeurs sont tenus de fournir un résumé de fin d’année P60 et un P11D à leurs employés pour le 31 mai et le 6 juillet respectivement, après la fin de l’année fiscale.
Logiciel de paie
Les employeurs peuvent utiliser le logiciel de paie fourni par l’HMRC à un prix très bas pour un maximum de dix employés. Cependant, la plupart des employeurs trouvent pratique d’acheter leur propre logiciel de paie compatible avec le RTI pour générer leurs déclarations. Les employeurs qui ont besoin d’un comptable de paie fiable peuvent externaliser leur paie à un comptable ou à un cabinet comptable.
Pénalités RTI
Selon le HMRC, des pénalités s’appliquent si vous soumettez vos paiements sur le FPS après la date de paiement. De plus, si vous n’avez pas envoyé tous les FPS ou n’avez pas envoyé de EPS car aucun employé n’est payé durant le mois.
Selon Sch 56 FA 2009, les pénalités s’appliquent à tous les paiements mensuels ou trimestriels de PAYE et de National Insurance (NI). HMRC a introduit des pénalités automatiques en cours d’année en avril 2015. Le calcul automatique est basé sur le risque encouru et le nombre de paiements en retard. Vous trouverez ci-dessous un aperçu détaillé des pénalités et de leur application.
Pénalités de fin d’année
Dans le cadre du régime RTI, un employeur doit s’assurer que le FPS est déposé pour le dernier paiement de l’année fiscale. En outre, le HMRC n’exige plus la soumission d’un P35 ou d’un P14. Les pénalités de fin d’année sont applicables si l’employeur ne déclare pas le FPS de fin d’année à HMRC. HMRC notifie l’employeur de la pénalité au plus tard en septembre suivant l’année fiscale.
Pénalités pour les soumissions RTI inexactes en cours d’année
Selon Sch 24 FA 2007, des pénalités sont applicables pour des soumissions RTI inexactes en cours d’année pour les déclarations déposées depuis 2013/14.
Paiement tardif des PAYE
Conformément à l’article 56 de la FA 2009, des pénalités sont applicables en cas de paiement tardif de la PAYE ; ces pénalités restent inchangées dans la déclaration RTI.
Les entreprises de services à la personne qui envoient des paiements au titre de l’emploi présumé dans le cadre de l’IR35 bénéficient de concessions spéciales.
Soumission tardive des déclarations en cours d’année
Les pénalités pour soumission tardive des déclarations en cours d’année sont applicables depuis le 6 octobre 2014, pour les employeurs ayant 50 employés ou plus sous un régime PAYE. Les petits employeurs de plus de 50 salariés en subiront les conséquences à partir du 6 mars 2015. En outre, les employeurs de moins de dix employés utilisant des exigences de déclaration assouplies peuvent être confrontés à des charges après le 6 avril 2016,
Dans tous les cas mentionnés ci-dessus, la première déclaration tardive de l’année est ignorée. Toutefois, cela n’est possible que si l’employeur n’est pas enregistré auprès du HMRC dans le cadre d’un régime annuel.
La condition de dépôt tardif s’applique aux déclarations FPS et EPS. Par exemple, il n’y a pas de paiement à déclarer au cours de la période comptable ; l’employeur est tout de même tenu de soumettre une déclaration SPE avant le 10 de chaque mois. Un employeur peut éviter la pénalité pour dépôt tardif sur la base d’une excuse raisonnable.
Règles de pénalité de l’OIR
Aucune pénalité applicable en cas de retard de trois jours
Toute personne confrontée à une pénalité pour dépôt tardif depuis le 6 octobre 2014 peut faire appel si le retard est de trois jours ou moins. Cette mesure n’était initialement applicable que jusqu’en avril 2016 mais a été prolongée par la suite jusqu’en avril 2018 en septembre 2017. En juin 2018, la dernière date de recours a été prolongée jusqu’en avril 2019.
Les employeurs qui déposent régulièrement des paiements tardifs dans les trois jours ne peuvent pas éviter la pénalité en appel.
Les micro-employeurs peuvent faire une déclaration mensuelle
En août 2014, le HMRC a annoncé les règles suivantes :
Un assouplissement temporaire pour les micro-employeurs ayant neuf employés ou moins.
Les employeurs existants jusqu’au 5 avril 2016, peuvent déclarer les informations PAYE au plus tard le dernier jour de paie du mois.
De plus, cette règle de déclaration basée sur le mois a permis à ceux qui gèrent les salaires, de partir en vacances pendant plus d’une semaine.
Facturation d’intérêts
Le HMRC a confirmé qu’à partir d’avril 2014, il facturerait des intérêts sur les paiements, y compris les pénalités, qui ne sont pas payés à la date d’échéance correspondante. Auparavant, le HMRC ne facturait des intérêts que pour le dernier mois de retard de paiement.
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Un piège fiscal déguisé
Le HMRC a confirmé son intention d’utiliser régulièrement une approche basée sur le risque pour identifier les employeurs non conformes aux responsabilités et les personnes passibles de pénalités. Il est essentiel de s’assurer de l’application des processus essentiels pour améliorer la paie afin de réduire ce risque. Un employeur identifié comme non conforme à ses obligations légales sera soumis à des pénalités de retard.
Dans le cadre du régime de pénalités de l’article 56, HMRC facturera toujours une pénalité. Toutefois, les employeurs peuvent bénéficier d’une exception si HMRC et l’employeur parviennent à un accord de paiement tardif avant la date d’échéance.
Le HMRC peut envoyer une notification officielle en priorité à tout employeur qui aurait manqué à son obligation de déclaration ou de paiement. Cette mesure vise à garantir qu’il se remette rapidement en conformité et à atténuer les risques de pénalités potentielles pour tout manquement à l’avenir.
Le HMRC peut envoyer un avis de pénalité distinct pour chaque déclaration incorrecte s’il découvre que l’employeur a déposé plusieurs déclarations inexactes en cours d’année d’affilée.
Même si la gestion de la paie peut sembler simple, si elle est mal faite, le processus peut devenir très vite compliqué et coûteux. C’est pourquoi nous suggérons d’externaliser ce processus auprès d’un comptable de paie fiable. L’externalisation permettra au propriétaire de l’entreprise de se concentrer sur les activités principales de l’entreprise, ce qui permettra à l’entreprise de se développer plus rapidement.
